Artiklar

Slopat krav på papperskvitto – tänk på detta och digitalisera din bokföring

Du har säkert inte missat att en efterlängtad lagändring trädde i kraft den 1 juli? Företagare har länge sett fram emot att slippa spara alla papperskvitton. I stället räcker det att spara en fotad kopia av kvittot som underlag för bokföringen. Det är en efterlängtad lagändring som kommer spara både tid och pengar. Men är det bara att kasta kvittot – eller är det något mer du behöver tänka på? Och om du vill digitalisera din verksamhet på riktigt – borde du inte ta ett steg till?

Bokföringslagen ändrades den 1 juli och nu är det tillåtet att överföra ett papperskvitto till digital form och kasta det ursprungliga papperskvittot direkt. Samma sak gäller en leverantörsfaktura som företaget fått i pappersform – när den har skannats in kan man kasta pappersfakturan.  En förutsättning för att kunna kasta originalhandlingen är att all information överförs korrekt och utan förlust eller förändring.  

Bokföringsnämnden förtydligar regeln 

I lagen har man ytterligare preciserat att uppgifter inte får försvinna i överföringen med hänsyn till ”tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter”.  

Vad menar då lagstiftaren med det?  

Det är en fråga som Bokföringsnämnden har till uppgift att svara på. Denna statliga myndighet har bland annat till uppgift att förtydliga bokföringslagen. Reglerna om detta finns i Bokföringsnämndens vägledning om Bokföring. I början av sommaren presenterade Bokföringsnämnden förslag till vilka förutsättningar som ska vara uppfyllda för att ett företag ska kunna kasta den ursprungliga handlingen. Enligt tidsplanen ska reglerna beslutas i början av hösten – så kanske är beslutet fattat nu när du läser den här artikeln? 

Enligt förslaget ansvarar företaget självt för att den tekniska lösningen och de organisatoriska åtgärderna fungerar så att inga uppgifter förändras eller försvinner under överföringen 

 Vidare skriver Bokföringsnämnden att det till exempel kan handla om kontrollfunktioner i programvaran och utrustningen. Viktigt med fungerande rutiner Företaget behöver också ha rutiner och kontrollfunktioner för att säkerställa att alla uppgifter finns med på ett kvitto som fotats eller en faktura som skannats.  

Det är i företagets intresse att säkerställa att rutinerna fungerar vid överföringen. Om ett kvitto fotats slarvigt och inte alla uppgifter finns med, kan man förlora viktig information om vad som köpts in. Likaså om bara första sidan av fakturan skannas in, men inte baksidan med detaljerad information om inköpet. Bra rutiner är avgörande! 

Krav i annan lagstiftning 

Det är viktigt att notera att vissa lagar, som tullagstiftningen eller regler i andra länder, fortfarande kan kräva att originalfakturor sparas. Företag som berörs av dessa krav behöver spara originalen även om inte bokföringslagen kräver det. 

Digitalisera på riktigt 

Det här är som sagt en efterlängtad lagändring – men är det ett tillräckligt steg om man vill digitalisera sin verksamhet? Naturligtvis inte – det här är bara en åtgärd som minskar den administrativa kostnaden men innebär inte en digitalisering på riktigt. För att verkligen dra nytta av digitaliseringens fördelar, bör företagare sikta på att använda digitala kvitton och riktiga e-fakturor som inte är PDF-filer utan kan integreras direkt i bokföringssystemen. 

Oavsett hur långt du som företagare har kommit på din digitaliseringsresa så kan en Auktoriserad Redovisningskonsult eller Auktoriserad lönekonsult ge dig rätt stöd och råd på vägen. De kan sätta upp bra rutiner för överföringen från papper till digitalt och hjälpa dig att ta nästa steg på digitaliseringsresan. 

The post Slopat krav på papperskvitto – tänk på detta och digitalisera din bokföring appeared first on Tidningen Konsulten.

Så bidrar redovisnings- och lönekonsulter till företagets framgång

Som företagare är du ständigt upptagen med att driva verksamheten framåt, samtidigt som du måste hålla koll på nya regelverk, ekonomi och skydda företaget mot brott. Genom att samarbeta med auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter kan du frigöra tid för tillväxt och innovation. Här visar vi hur de kan hjälpa dig att möta dagens och morgondagens utmaningar.

Stora krav på små företag 

Små och medelstora företag utgör 99,9 procent av alla företag i Sverige och spelar en avgörande roll i landets ekonomi. Men dessa företag står också inför stora utmaningar. Enligt Srf konsulternas nyligen lanserade Fokusrapport – insikter för hållbart företagande finns fyra viktiga omvärldsfaktorer som påverkar dem: hållbarhet, teknisk utveckling, tryggt företagande och globalisering. Att hantera dessa komplexa områden kräver både tid och expertis – något som ofta är begränsat i mindre företag som dessutom måste lägga stor tid på ekonomisk administration och lönehantering. 

– De flesta företagare vill göra rätt och bidra till ett schysst samhällsklimat, men vi kan inte förvänta oss att de ska klara allt själva. Genom att samarbeta med auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter blir företagandet både enklare och tryggare, säger Lena Lind, vd för Srf konsulterna.

Experter som avlastar 

Här kommer redovisnings- och lönekonsulterna in i bilden. De bidrar på flera sätt till att förenkla och säkra företagens verksamhet. Genom att hantera allt från hållbarhetsredovisning till skydd mot ekonomisk brottslighet, erbjuder de inte bara stöd för att skapa stabilitet och hållbarhet i företaget, utan hjälper också till att navigera genom snåriga regelverk och säkerställer smidig och korrekt hantering av både ekonomi och löner. Genom tekniska lösningar och digitala processer kan dessa experter också effektivisera administrationen, minska risken för fel och frigöra tid som kan användas till företagets kärnverksamhet.  

– Genom att samarbeta med auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter får du inte bara hjälp i vardagen, du bygger också ett starkare, mer hållbart företag för framtiden, säger Lena Lind.

The post Så bidrar redovisnings- och lönekonsulter till företagets framgång appeared first on Tidningen Konsulten.

Nu kompenseras personer födda 1957

Riksdagen har beslutat om att personer som är födda 1957 ska kompenseras för den uteblivna skattesänkningen för beskattningsåret 2023. Kompensationen, som motsvarar den skattelättnad det förhöjda grundavdraget skulle ha inneburit, kommer att betalas ut tidigast första veckan i juli.

Bakgrund

Bakgrunden till förslaget är den situation som uppkommit när personer födda 1957 har fått vänta ett år extra på det förhöjda grundavdraget efter höjningen av åldersgränserna i pensionssystemet och i vissa kringliggande regelverk, såsom inkomstskattelagen. Den uteblivna skattesänkning som detta medfört ska nu kompenseras.

När betalas kompensationen ut?

För att få kompensationen behöver man inte ansöka utan Skatteverket kommer att betala ut den automatiskt.

Kompensationen betalas ut efter att man fått sitt beslut om slutlig skatt men tidigast första veckan i juli. Får man sitt slutskattebesked efter den 1 juli 2024 betalas kompensationen ut i anslutning till slutskattebeskedet. Pengarna sätts automatiskt in på skattekontot och betalas ut till anmält konto.

Har man fått slutskattebeskedet innan 1 juli kommer kompensationen att sättas in under juli och betalas ut från skattekontot. Även den som hade kvarskatt kan ha fått sitt slutskattebesked redan i april, om deklarationen godkänns digitalt utan ändringar eller tillägg före den 4 april. Då blir sista betalningsdag för den med kvarskatt den 12 juli. Om den som har rätt till kompensation har en kvarskatt som inte är betald kommer kompensationen först att gå till den obetalda kvarskatten, och därefter betalas eventuellt överskott ut. Om den slutliga skatten ändras genom en omprövning kan det innebära att även kompensationen blir ändrad.

Kompensationen kommer inte synas i deklaration eller slutskattebesked. Ett separat beslut om kompensation skickas ut digitalt eller med post. Kompensationen är skattefri.

The post Nu kompenseras personer födda 1957 appeared first on Tidningen Konsulten.

Anlitar du sommarvikarier? Tänk på detta!

Ungdomar har svårare att bedöma risker och konsekvenser av olika handlingar, till skillnad mot de flesta vuxna. Därför är det extra viktigt ta sitt ansvar som arbetsgivare om du anlitar sommarvikarier. Här är några viktiga saker att tänka på.

Ha tydliga säkerhetsrutiner 

Generellt drabbas nyanställda oftast av skador i arbetet. Många olyckor händer till och med den första timmen eller under den första tiden på den nya arbetsplatsen. Därför är det viktigt att ge tydlig information om hur arbetet ska utföras och vilka eventuella risker det kan medföra. I år kommer Arbetsmiljöverket att inspektera en del av de branscher där många unga skadar sig, till exempel restauranger, butiker och fastighetsskötsel. 

Ge en god introduktion 

Som arbetsgivare ska du alltid ge nyanställda en introduktion till arbetet och försäkra dig om att denne har förstått informationen. Informera om företagets verksamhet, arbetstider, förhållningsregler och annat som kan ha betydelse för att lyckas i arbetet. Detta är extra viktigt när det gäller minderåriga som saknar tidigare yrkeserfarenhet.  

Det är också viktigt med en bra introduktion ur social synpunkt, samt att ta hand om den nyanställde vid raster och luncher. 

Informera skyddsombudet och utse en handledare 

Som arbetsgivare ska du informera skyddsombudet – om sådant finns – om vilka arbetsuppgifter den minderåriga ska genomföra. Du måste även utse en handledare. Handledaren ska ha fyllt 18 år och ha arbetat med arbetsuppgifterna i minst ett år. Handledaren bör grundligt gå igenom arbetsuppgifterna och se till att den minderåriga utför arbetet enligt instruktionerna.  

Anpassa arbetsuppgifterna 

Det finns vissa arbetsuppgifter som en minderårig inte får utföra, exempelvis lyfta tungt. Därför är det viktigt att anpassa arbetsuppgifterna efter den minderåriges mognad.  
 

Minderåriga får inte heller arbeta i miljöer där det finns risk för våld eller konflikter och de får inte sälja åldersreglerade varor som snus, alkohol och tobak. 

Tänk på arbetstiden 

Särskilda arbetstidsregler gäller för minderåriga. Det finns olika åldersgränser med olika tidsgränser. Om den minderåriga har olika arbetsgivare ska den totala arbetstiden räknas samman. Fråga därför alltid om den nyanställde också arbetar någon annanstans. 

Omfattas av arbetsmiljölagen 

Både minderåriga och vuxna omfattas av arbetsmiljölagen och föreskrifterna om minderårigas arbetsmiljö̈ (AFS 2012:03). Det finns även en särskild vägledning om minderårigas arbetsmiljö̈ (H453). Den kan laddas ner här.

The post Anlitar du sommarvikarier? Tänk på detta! appeared first on Tidningen Konsulten.

Lina Andersson: Allt fler kunder ställer krav på att vi ska arbeta hållbart

Home of Textile säljer dekor, möbler och textil till projektkunder, butiker, E-handlare och direkt till konsument. De senaste åren har de tagit stora steg mot hållbarhet, trots att de är ett litet företag utan lagkrav på hållbarhetsredovisning. För att komma igång tog de hjälp av NSRS – en manual anpassad för små och medelstora företag. Marknadschefen Lina Andersson berättar om deras arbete och ger tips till andra företag som vill komma igång med sitt hållbarhetsarbete.

Varför började ni jobba med hållbarhet?
Hållbarhet har alltid varit en viktig fråga för mig. Under 2022 blev hållbarhet även ett prioriterat område i vår strategi och diskuterades på styrelsenivå. Hösten 2022 beslutade vi att, för bokföringsåret 2023, göra vår första hållbarhetsrapport. Ambitionen var att kartlägga nuläget och att identifiera de största riskerna och möjligheterna.

Ställer era kunder krav på att ni ha en hållbarhetsrapport?
Nej, inte en hållbarhetsrapport, men vi säljer till stora kedjor som omsätter över en miljard totalt och de har ju lagkrav enligt CSRD. Så de börjar ställa krav på sina mindre leverantörer att förse dem med information i hållbarhetsfrågor. Här har jag märkt en förändring bara de senaste åren.

Hur kom ni i gång?
Vi insåg att vi behövde en struktur för vårt hållbarhetsarbete och vår redovisningskonsult rekommenderade oss att använda NSRS,Nordic Sustainability Reporting Standard, som är anpassad för små och medelstora företag. Vi började med att systematiskt gå igenom manualen och rapporten, steg för steg. Under fyra längre arbetsmöten jobbade vi metodiskt igenom allt. Inför varje arbetsmöte hade var och en punkter att förbereda och arbeta med. När rapporten var klar anlitade vi en fristående konsult för att granska den och säkerställa att allt var korrekt. Vi bestämde oss också för att arbeta efter effektmodellen, där vi fokuserar på åtgärder som ger stor effekt men kräver mindre insats.

Hur tyckte ni det var att arbeta med NSRS?
Det är ganska komplext. Klimatrisker, klimatmöjligheter och även konsekvensanalysen baseras ju till viss del av subjektiva bedömningar. Men i och med att vi hade fyra lite längre arbetsmöten och tillsammans satt och gick igenom allt metodiskt så tycker jag att det flöt på bra. Det blev en väl genomarbetad rapport som vi nu kan arbeta vidare på.

Vad är nästa steg?
Vi har satt upp mål för Agenda 2030 och arbetar med att förbättra nyckeltalen för våra tjänstebilar och uppvärmning av våra lokaler. Vi ser också över våra materialval och cirkularitet för att hitta affärsmodeller som är hållbara. Vi är små och kan inte driva stora förändringar i branschen, men vi kan vara med och skapa opinion och börja ställa frågor till våra leverantörer.

Har du tips till andra företagare som vill komma igång med hållbarhetsarbetet?
Mitt råd är att driva hållbarhetsarbetet som ett projekt. Det är också viktigt att ledningen är engagerad så att det inte hamnar för långt ner i organisationen. Använd en tydlig manual och var metodisk i arbetet. Och kom ihåg att det är en pågående process – hållbarhet är inte något man blir klar med, utan något man ständigt måste jobba med och utveckla.

The post Lina Andersson: Allt fler kunder ställer krav på att vi ska arbeta hållbart appeared first on Tidningen Konsulten.

Så skyddar du BRF:en mot ekonomisk brottslighet

Den ekonomiska brottsligheten mot bostadsrättsföreningar ökar. Den senaste tiden har det uppmärksammats hur ekonomiska brottslingar plundrar föreningarna. Här berättar vi hur du skyddar dig och din förening mot brott.

Varje år flödar omkring 120 miljarder igenom landets bostadsrättsföreningar. Det gör föreningarna attraktiva för oseriösa aktörer och kriminella. En rapport från 2019, utförd av branschorganisationen Fastighetsägarna Stockholm, visade att cirka 3000 bostadsrättsföreningar har drabbats av ekobrott. Mörkertalet är dock troligtvis betydligt högre. 

Brotten varierar från enkla bedrägerier till komplexa ekonomiska manipulationer som kan underminera en förenings ekonomiska stabilitet. På senare tid har det uppmärksammats att bostadsrättsföreningarna tas över av kriminella personer som använder föreningarna på olika sätt. Ofta tar de sig in i styrelsen och anlitar företag som de själva kontrollerar för att tömma föreningarna på pengar. 

Engagera dig 

Det främsta tipset är att engagera sig i föreningen. Även om det kan innebära en del arbete är det ofta lönsamt och viktigt med engagerade medlemmar. 

– När medlemmarna inte engagerar sig blir det lättare för kriminella att infiltrera styrelsen och utnyttja detta i egna ekonomiska syften, säger Sara Persson, brottsförebyggande specialist på Ekobrottsmyndigheten i en intervju på Svt Nyheter. 

Skaffa professionell hjälp 

Ekonomin i bostadsrättsföreningar är dock komplex och det kan vara svårt för styrelsemedlemmar som saknar specialkunskaper att upptäcka oegentligheter. Därför kan det göra stor skillnad att anlita en Auktoriserad Redovisningskonsult.  

– En Auktoriserad Redovisningskonsult säkerställer inte bara att den ekonomiska förvaltningen sköts professionellt, transparent och i enlighet med gällande lagar och regler. Du får också ett bollplank vad gäller budget och analys samt hjälp med att förklara innebörden av nyckeltal och annan information i årsredovisningen, säger Claes Eriksson redovisningsexpert vid Srf konsulterna.  

Nya regler i årsredovisningslagen innebär att kraven på bostadsrättsföreningarnas årsredovisningar ökar. En årsredovisning ska bland annat innehålla upplysningar om särskilt angivna nyckeltal som ska göra det lättare för köpare och medlemmar i föreningen att bedöma bostadsrättsföreningens ekonomi och kunna jämföra med andra föreningar.  

–De nya reglerna ska också underlätta för banker och andra intressenter att analysera och jämföra föreningar, säger Claes Eriksson. 

Inte bevilja ansvarsfrihet direkt 

Om du köper en nybyggd bostadsrätt är det också viktigt att inte bevilja den byggande styrelsen ansvarsfrihet direkt utan att först säkerställa att ekonomin skötts på ett korrekt sätt och att relevanta och korrekta beslut har fattats av den styrelse som var ansvarig under byggnationstiden.  

– När ansvarsfrihet beviljats finns inte längre någon möjlighet att som förening gå vidare och väcka talan om detta skulle krävas, äger Ulrika Blomqvist, vd på intresseorganisationen Bostadsrätterna i en intervju till Svt Nyheter.  

Fyra tips som minskar risken för ekonomisk brottslighet i en BRF: 

1. Sätt dig in i föreningens ekonomi. Det bör du göra oavsett om du är medlem i styrelsen eller inte.  

2. Om du inte är medlem i styrelsen: Gå på stämmorna och vänd dig till styrelsen och be att få svar om du har frågor.  

3. Styrelsen kan öka säkerheten genom att införa tydliga rutiner för ekonomisk hantering. Använd digitala verktyg för att spåra transaktioner. Säkerställ att flera personer granskar och godkänner större ekonomiska beslut. 

4. Ta hjälp utifrån. Anlita någon med rätt kunskaper och erfarenhet som kan sköta bokföring, budget och bokslut och ansvara för intern och extern rapportering. En erfaren redovisningskonsult kan också utveckla och övervaka interna kontroller och säkerställa att föreningens medel hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Var noga med att avtala med konsulten om vilken hjälp ni vill ha.

The post Så skyddar du BRF:en mot ekonomisk brottslighet appeared first on Tidningen Konsulten.

Konkurserna ökar – vad tänka på?

Antalet konkurser var 2023 det hösta sedan finanskrisen på 90-talet och trots att våren nu är här syns ingen ljusning. Det ligger många riskfaktorer bakom den ökade konkursvågen enligt UC. Den ekonomiska brottsligheten är en. Lali Fjellström, Branschansvarig Redovisning vid Srf konsulterna berättar vad du som företagare ska tänka på för att undvika ekonomiska svårigheter och konkurs i oroliga tider.

Under 2023 ökade antalet konkurser totalt med 29 procent i jämförelse med året innan. När vi nu går in i maj syns ingen ljusning. Enligt UC ökade antalet konkurser i april med 68 procent i jämförelse med samma period förra året. Inom bevakning och fastighetsservice ökade konkurserna med 185 procent. Det var också den bransch med flest konkurser. Enligt UC är ekonomisk brottslighet en ny riskfaktor för konkurs och denna koppling är stor inom framförallt fastighetsverksamhet och byggsektorn i stort. Även höga räntor, inflation och det faktum att många nu måste återbetala skatteanstånden från pandemin spelar in. Till detta kommer ökad arbetslöshet och kriget i Ukraina och Mellanöstern.  

Varningssignaler att ha koll på 

Denna situation är ny för många företagare som tidigare inte behövt oroa sig för ekonomiska problem.  

– I detta läge blir det svårare än någonsin, men också viktigare än någonsin, att ha koll på ekonomin och att veta vilka varningssignaler man ska vara uppmärksam på, säger Lali Fjellström.  

Finns det något du som företagare kan göra för att undvika konkurs? Svaret är ja. Dålig ekonomi kommer sällan plötsligt. Oftast finns det tidiga varningssignaler menar Lali Fjellström:

– Grunden är att identifiera och hantera bolagets risker. Det är också bra att ha en upparbetad och kontinuerlig relation till din redovisningskonsult. De har koll på din ekonomi, kan agera bollplank och i god tid upptäcka om något förändras som gör att du bör agera.   

5 tips för att undvika konkurs i orostider:  

1. Omvärlden förändras snabbt och det gäller att hålla koll – både på företagets egna kapital, likviditeten, leverantörerna och på kundernas betalningsförmåga. Gör en regelbunden uppföljning av företagets verksamhet.  

2. Den vanligaste utmaningen är likviditetsproblem. Att säkerställa en god likviditet kan vara avgörande för företagets fortsatta drift. Så fort du märker att det är mindre kvar i kassan är det viktigt att direkt vidta åtgärder för att lösa problemen och slippa konkurs.  

3. Det är viktigt att ha en nära dialog med kunder för att säkerställa att de betalar räkningar i tid. Kräv förskottsbetalning eller säkerhet för dina leveranser om du misstänker att de har ekonomiska svårigheter. 

4. Det är också viktigt att ha god kännedom om vem eller vilka du gör affärer med. Säkerställ att leverantörer kan skicka dina varor och ställ in betalningen om du misstänker att de inte kan det. Ett hjälpmedel för att identifiera varningssignalerna hos en leverantör är den checklista som Ekobrottsmyndigheten har tagit fram. Denna kan du använda när du ska börja göra affärer med en ny leverantör men även under en pågående affärsrelation. Här hittar du Ekobrottsmyndighetens checklista.  

5. Tag hjälp i god tid och var noga med val av rådgivare. Det är viktigt att din redovisningskonsult, revisor och andra rådgivare har rätt kompetens för att hjälpa dig och ditt företag. Det spar tid, säkerställer kvalitet och att du undviker onödiga misstag. Om din likviditet försämras är det viktigt att agera snabbt. Genom att ha nära kontakt med din redovisningskonsult kan du undvika konkurs.

The post Konkurserna ökar – vad tänka på? appeared first on Tidningen Konsulten.

Muntliga avtal gäller i de flesta fall men bör undvikas

För att undvika ord-mot-ord-situationer är skriftliga avtal mellan arbetsgivare och anställda att rekommendera. Det är viktigt särskilt ur arbetsgivarsynpunkt eftersom den anställde vid en tvist ses som den svagare parten vilket ställer högre krav på arbetsgivaren att bevisa sin uppfattning.

Även om arbetsgivare och anställd är överens kan man inte avtala eller bli överens om avvikelser från sådant som är reglerat i lag, till exempel i semesterlagen eller lagen om anställningsskydd (LAS). Sådana avtal är alltså ogiltiga. Det är i princip bara i två fall det krävs att avtal ska vara skriftliga; dels i fastighetsaffärer, dels för kollektivavtal.

Behövs skriftligt avtal vid anställning?

En vanlig missuppfattning är att avtal om anställning måste vara skriftligt och undertecknat av båda parter. En anställning kan utöver en muntlig överenskommelse till och med uppstå konkludent, det vill säga underförstått, till exempel att en person har börjat arbeta för en arbetsgivare och får ersättning för det utan att man har sagt något om en anställning. Lagen om anställningsskydd föreskriver enbart att arbetsgivaren har en skyldighet att inom viss tid skriftligen meddela anställningsvillkoren till arbetstagaren. Eftersom en anställning är en för båda parter viktig överenskommelse bör man ändå upprätta ett skriftligt avtal där båda parter skriver under de villkor som gäller för anställningen.

Risker vid muntliga överenskommelser I övrigt går det alltså principiellt bra att avtala muntligt om vad som helst. Så länge man är överens fungerar det utmärkt. Problemet är bara att med tiden kan man ha glömt vad man har sagt och kommit överens om och har man olika uppfattningar kan det bli en tvist som i bästa fall stannar vid en otrevlig situation där missnöje och irritation uppstår. I värsta fall får tvisten lösas rättsligt.

Avtal som ogiltigförklaras Ett avtal, även om det är skriftligt, kan förklaras ogiltigt om det har ingåtts under tvång. I partsförhållandet arbetsgivare – arbetstagare är det den anställde som betraktas som den svagare parten då denna anses vara i en beroendeställning gentemot arbetsgivaren. Den anställde kan alltså känna sig tvingad att gå med på villkor med rädsla för sämre arbetsvillkor eller till och med för att förlora anställningen. Ett avtal kan också förklaras ogiltigt om det innehåller oskäliga avtalsvillkor, t ex att det inte går att avbryta överenskommelsen eller att det är oskäligt lång uppsägningstid.

Ta hjälp vid avtalsskrivandet Det är svårt att förutse vad som kan inträffa i framtiden gällande den aktuella överenskommelsen. Det är därför viktigt att noga tänka igenom förutsättningarna och försöka förutse situationer som kan uppstå. Man kan naturligtvis ta hjälp av en jurist om det gäller viktiga ärenden. Ett annat sätt är att använda färdiga avtalsmallar som finns tillgängliga på nätet. Dessa passar förmodligen inte exakt på det aktuella ärendet men de kan vanligen modifieras efter de aktuella förutsättningarna. Man har i vart fall fått hjälp med de viktigaste villkoren för att på så sätt undvika tvistesituationer.

Det finns även områden där arbetsgivaren ensidigt kan bestämma om avtalsvillkoren. Det kan till exempel gälla personalvårdsförmåner av olika slag. Det är upp till arbetsgivaren att bestämma om sådana förmåner ska erbjudas och till vilka belopp. Här är det skattemässiga regler som påverkar villkoren. För en arbetsgivare är det en fördel att vara tydlig och skriva ner vad som gäller i en personalhandbok eller på ett intranät.

Generella villkor som bör finnas med i ett avtal
• Datum för avtalets ingående
• Vad avtalet omfattar
• Eventuella undantag som avtalet inte omfattar
• Hur länge avtalet gäller
• Uppsägningstid för avtalet för båda parter

The post Muntliga avtal gäller i de flesta fall men bör undvikas appeared first on Tidningen Konsulten.

Vem gör du affärer med?

Vissa saker bör företagare kontrollera eller se över regelbundet. Det kan vara att lägga om lånen eller att hitta en billigare försäkring. En åtgärd du som företagare bör se över en gång om året är vem du gör affärer med. Här är några enkla tips på vad du bör kontrollera och varför.

Kontrollera att din leverantör har F-skatt 

Ett företag som har F-skatt betalar själv sin preliminärskatt och sociala avgifter. Det innebär att du som köpare inte behöver betala arbetsgivaravgifter eller dra preliminärskatt på utbetald ersättning. Många företag anlitar därför bara uppdragstagare som är godkända för F-skatt eftersom det blir mindre administrativt arbete då.  

F-skatten är ett bevis på att företaget sköter sig. Att ett företag kan visa upp eller åberopa sin F-skatt är därför viktigt för dig som köper tjänster från andra företag.  

Eftersom företag av olika anledningar kan bli av med sin F-skatt är det viktigt att du som köpare regelbundet kontrollerar att dina leverantörer är godkända för F-skatt. Det gäller både om det är en ny leverantör eller en leverantör som du har haft en relation med under en längre tid.  

Du kan enkelt kontrollera dina leverantörers F-skatt hos Skatteverket. Det gör du med hjälp av e-tjänsten “Hämta företagsinformation” Här kan du se om företaget är godkänd för F-skatt, registrerat för moms och som arbetsgivare. Du kan också se om företaget har uppgifter om beslutade arbetsgivaravgifter de tre senaste månaderna.  

Vad ska köparen göra om säljare inte har F-skatt? 

Om säljaren inte har angivit F-skatt på fakturan eller när anbudet lämnades kan köpare behöva göra ett skatteavdrag, och i vissa fall även betala arbetsgivaravgifter. Eftersom köparen är skyldig att göra skatteavdrag från den utbetalade ersättningen för arbete, så ska denne lämna en arbetsgivardeklaration. Köparen kan annars bli ansvarig för skatterna om säljaren inte betalar in sina skatter. Så kontrollera alltid att fakturan innehåller uppgifter om F-skatt innan du betalar den.  

Om fakturan inte innehåller F-skatt, behöver du tänka på följande beroende på om säljaren är en enskild näringsidkare eller juridisk person: 

Om säljare av tjänsten är en enskild näringsidkare som inte har F-skatt ska köparen dra 30 procent från ersättningen för arbetet exklusive moms. Säljarens kostnader för material och dylikt ska inte ingå i underlaget för skatteavdrag. En förutsättning är dock att kostnaderna och momsen har specificerats särskilt på fakturan från näringsidkaren. Köparen ska även betala in arbetsgivaravgifter. Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt ska redovisas på arbetsgivardeklarationen. Förenklat kan man säga att köparen blir arbetsgivare i förhållande till säljaren.  

Om säljaren av tjänsten är en juridisk person som inte har F-skatt ska köparen dra 30 procent från ersättningen för arbetet exklusive moms. Säljarens kostnader för material och dylikt ska inte ingå i underlaget för skatteavdrag. Skatteavdraget ska bara göras på ersättning för arbete. En förutsättning är dock att kostnaderna och momsen har specificerats särskilt på fakturan från säljaren. Köparen ska inte betala arbetsgivaravgifter eller särskild löneskatt för ersättningar för arbete när säljaren är en juridisk person. Den avdragna skatten för den juridiska personen ska redovisas på arbetsgivardeklarationen. 

Kontrollera din leverantör 

Företag kan riskera att används som brottsverktyg för den ekonomiska brottsligheten. Därför är det viktigt att ha god kännedom om vem eller vilka du gör affärer med. Oseriösa företagare betalar inte in rätt skatter eller avgifter, levererar inte rätt kvalitet, lever inte upp till sina tillstånd, och deras anställda får inte rätt löner. Detta skapar en osund konkurrens. Ett skatteundandragande är skadligt i och med att skatten, som är en gemensam resurs för att uppnå ett hållbart samhälle, inte levereras på avsett sätt. De oseriösa aktörerna har blivit bra på att ha fina fasader, vid första anblick kan de verka seriösa. Tillsamman ska samhället sätta stopp för dessa aktörer och det gäller att veta vilka tecken man ska leta efter.  

Ett hjälpmedel för att identifiera varningssignalerna hos en leverantör är den checklista som Ekobrottsmyndigheten har tagit fram. Denna kan användas när företaget ska börja göra affärer med en ny leverantör men även under en pågående affärsrelation. Ju fler kryss man bokar för desto större är risken och desto större är anledningen att göra en fördjupad granskning. Här hittar du Ekobrottsmyndighetens checklista. 

The post Vem gör du affärer med? appeared first on Tidningen Konsulten.

En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång

I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är egentligen skillnaden och varför är det så få som byter till e-faktura trots fördelarna? Vi guidar dig genom fakturadjungeln och ger praktiska tips för en smidig övergång.

Många fördelar med e-faktura 

Både PDF- och e-fakturor minskar behovet av papper och bidrar till en grönare miljö. Men där slutar likheterna. En PDF-faktura är en digital bild av ett pappersdokument, medan en e-faktura är digital genom hela processen – från skapande till betalning. Detta innebär att e-fakturan kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomisystem, vilket både sparar tid och minimerar risken för fel. Något som gör den både trygg, säker, och ekonomisk. Utöver dessa fördelar visar även en rapport från Visma att leverantörer får snabbare betalt för e-faktura; 90 procent att alla elektroniska fakturor betalas i tid, motsvarande siffra för PDF är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor.  

Trots dess fördelar finns det en tveksamhet hos många småföretag att göra övergången till e-faktura. Varför är det så, och hur kan du som företagare få en smidig övergång till e-faktura?  

Gamla vanor och osäkerhet 

Enligt en rapport från NEA (Nätverket för elektroniska affärer) är det varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap. 

Många håller kvar vid gamla vanor, med manuell hantering av fakturor då det uppfattas enklare och billigare att skicka PDF med e-post och tidsvinsten med att skicka e-fakturor inte alltid är uppenbar. Kostnader för att införa ett e-fakturasystem och brist på teknisk kunskap är andra hinder. Dessutom finns en osäkerhet kring e-fakturors regler och standarder, vilket kan skapa en tveksamhet att göra bytet. 

Så kommer du igång 

Med rätt förberedelser kan även småföretag göra övergången smidigt och framgångsrikt. 

För att kunna skicka e-faktura behöver du som avsändare ha en aktiv e-fakturakoppling med mottagaren. Den aktiverar du via ditt affärssystem. Din faktura skickas då digitalt, vilket går snabbt och garanterar att betalningsinformationen som t ex.  totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum alltid är korrekt eftersom de redan är ifyllda. Det enda mottagare behöver göra är att godkänna din faktura. 

Om du har en leverantör av bokföringsprogram eller faktureringstjänst – fråga dem, eller din bank hur du kommer igång. Det finns olika lösningar, valet beror på verksamhetens storlek och behov. 

För att underlätta övergången till e-fakturering, börja med att: 

1. Utbilda dig och ditt team så att du får en förståelse för fördelarna och hur e-fakturor fungerar. 

2. Välj ett ekonomisystem som passar dina behov – se till att systemet stöder e-fakturering. 

3. Informera dina kunder och leverantörer: En övergång till e-fakturor kräver samarbete. 

4. Använd tjänster som underlättar övergången: Det finns verktyg som kan automatisera processen och göra det enklare för dina kunder att acceptera e-fakturor. 

Fördelar med e-faktura  

Effektivisering: Du slipper mata in uppgifter manuellt, det blir enklare att söka och kontrollera en digitaliserad faktura i efterhand och du kan få fakturan konterad och klar med automatik.  

Säkerhet: Du minimerar risken för fel och bedrägeri. Alla värden matas in direkt i ditt ekonomisystem.  

Kostnadseffektivitet: Du kan lägga mindre tid på administration – tid du i stället kan lägga på ditt företag. Du får också in pengar snabbare.  

Miljövänligt: Du slipper pappershantering och kan hantera alla fakturor digitalt vilket också spar pengar och bidrar till en mer hållbar verksamhet. 

The post En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång appeared first on Tidningen Konsulten.